采购合同使用电子合同签订有什么好处？

传统采购流程存在供应商管理分散，采购过程复杂、不透明，采购文件繁多、传递困难，供应商签署难、风险大等特点。使用电子合同后这些问题都可以迎刃而解。

使用采购电子合同的好处：

1、优化供应商管理

可实现供应商集中管控、统一认证准入规范，降低供应商准入环节风险。在线化标准化认证产品确保供应商管理线上化、平台化，实现流程驱动业务。

2、简化规范采购流程

加速内部审批、提升采购流转效率、实现全流程自动化，减少自身库存，降低业务流程复杂度。各业务流程可做到有证可查，全程可追溯，实现企业阳光采购。

3、提升文件流转、签署效率

采购过程文件均可根据预设模板自动生成，通过电子文件打通各个系统，文件流转全程线上化。在线文件签署，无需邮寄等待，节约快递、文件管理成本，大幅缩短签约时间，提升合同管理效率。

4、便捷签署、安全签署

在线文件、信息协同提高供应商信息交互效率，签署便捷高效;高效、准确的在线协同体验，减少事务性工作，减少人为差错，提升签署安全。

企业数字化采购签约场景全图

如图所示，以上这些采购场景中的文件都可以采用电子合同，帮助企业快速实现数字化转型。

1.销售

报价单

：初期交流过程中的报价文件，应该保留在销售经理那里;投标或合同签订时的正式报价文件，应保留在销售部门文档管理员那里。

2.销售订单：视同销售合同，保留在合同档案管理员那里。

3.请购单：需求部门和采购部门都要保留。

4.采购订单：视同采购合同，保留在合同档案管理员那里。

5.采购到货单：负责接收货物的部门留存，如采购、需求部门、库管、财务等。

6.采购入库单：负责接收货物入库的部门留存，如采购、需求部门、库管、财务等。

7.销售/采购发票：负责发票报账的部门留存，如采购、销售、库管、财务等。

公司内部单据的流转，主要是依据

财务制度

和内控制度来控制的。现在部门公司使用了ERP等电子商务管理系统，单据的流转更加规范和顺畅。一些单据，作为

原始凭证

，必须保留原件。

1.销售报价单

销售部门会接到客户的订购需求，将所订购的物品进行报价，填写"报价单"，让客户了解产品的价格和各方面的参数。报价单主要用于供应商给客户的报价，类似价格清单。合同样本网

2.销售订单

客户确定购买产品并与销售部门签订销售订单，填写"销售订单"。销售订单实现企业与客户之间的沟通，上接销售合同，并向下传递至销售发货。通过订单信息的维护与管理，实现企业对销售的计划性控制。

3.请购单

根据客户需求填写好相应的单据后，根据库存的实际情况，应根据需求向采购部门下达"请购单"。

请购单是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子。

4.采购订单

采购部门会根据请购单的信息联系供应商，与供应商达成协商签订"采购订单"。

采购订单可以视为企业的订货合同书，用于记录企业与某个供应商的订货时间、供货数量、已收货数量、不合格退回数量、是否中止执行等信息，从而实现对供应商进行集中管理，合理利用采购资金，制订采购计划，调配仓储数量，降低采购风险的目的。采购订单就是对方出示的销售订单，与销售订单格式类似。

5.采购到货单

企业收到供应商的货物后会填写一张单据--到货单，也称"收货单"，此单据是根据订货单填写的，会写明采购部门所订购的货物是否全部到货或到货数量。本单一式三联，第一联为存根，第二联交给供应商，第三联交采购员办理付款并作为财务记账联。

6.采购入库单

采购产品到货后要进行入库处理，根据货物分类搬运进不同分类的仓库中，在清点货物后填写"入库单"。入库单其实就是商家和商家之间互相调货的凭证，简化了经常合作的两商家之间的交易程序，同时也使市场上的交易更加流动化。本单一式三联，第一联为存根，第二联为仓库记账联，第三联交采购员办理付款并作为财务记账联。

7.销售/采购发票

材料采购与商品销售时，要根据到货或者发货情况开具相应的销售发票。

销售发票是一种用来表明已销售商品的规格、数量、价格、销售金额、运费和保险费、开票日期、付款条件等内容的凭证。销售发票的一联寄送给顾客，其余联由企业保留。销售发票也是在会计账簿中登记销售交易的基本凭证。本单一式三联，第一联抵扣联，第二联发票联，第三联记账联。