电子合同的备案和存档如何进行

电子合同的备案和存档如何进行?

电子合同的备案和存档如何进行?

随着信息技术的发展，电子合同已逐渐成为合法有效的合同形式之一。但是，电子合同的备案和存档却是一个比较复杂的问题，需要注意很多细节。

首先，要确定电子合同的签署时间和地点。只有确定了签署时间和地点，才能进行备案和存档。电子合同签署时间应当以电子签名的时间为准。电子签名是指符合法律规定的电子数据信息载体上用于标识签署人身份、签署意愿和完整性保证的数据电文。

其次，要确定备案和存档的方法和时间。根据我国《电子合同法》的要求，当事人可以通过第三方电子合同服务机构备案，并向其提供备案所需的电子文本。备案服务机构应当在备案申请日起10日内完成备案，并向备案当事人提供备案确认书。备案确认书是备案服务机构确认合同备案已经完成的凭证。备案完成后，备案当事人应当留存备案确认书。

除了备案，还要进行存档。存档是指当事人将合同的电子文本存储在安全的存储介质中，以备查阅和证明使用。存档应当采取多重备份措施，确保保密性、可靠性和不可篡改性。存档时还应当制作存档登记表，记录存档电子文本的主要信息和存储位置。

最后，要根据合同约定的期限进行合同的销毁。合同的销毁应当采取安全可靠的方式进行，确保不会在销毁过程中泄露合同内容，并应当记载销毁的时间、方式和结果。

综上所述，电子合同备案和存档涉及到合同签署时间和地点、备案及存档方法和时间、合同的销毁等多个方面，需要当事人在签署合同前充分了解和认真操作。只有这样，才能保障电子合同的合法有效性，提高商业活动的便利性和效率性。

一、 合同归档管理流程是怎样的

1、合同应交由企业档案管理部门进行归档,档案管理一般为法务部门或行政部门。为保稳妥,建议企业每个合同至少应留存两份原件,并分别放置两个地方独立留存。合同样本网

2、合同登记的项目应由企业的业务部门与归档部门一同汇总,共同完成登记工作。有些企业仅登记合同中的收、付款信息,这是远远不够的,登记应至少包括对方主体信息、主要项目内容、本企业合同负责人、对方合同负责人、主要权利义务履行期限、付款节点、收款节点、涉及资产购买的还应进行资产登记。

3、合同归档之前进行扫描,留存合同电子版,做到纸质文件与电子文件的统一。日后非必须使用原件时,查询电子版本即可。

4、建立客户档案信息。通过签署合同得知的客户信息进行汇总,方便日后查询。汇总的信息应包括客户主体信息、联系方式、业务成交过程中的重点注意事项等,为日后客户回访及老客户维护提供信息支持。

5、建立客户评价系统。每签署一份并执行完毕的合同,请客户对本企业进行评价,以收集自身企业在合作过程中的不足,并进行对应的完善改进工作。

6、定期对合同进行汇总、整理,从不同的角度对合同进行分类、分析。如在艺人经纪公司中,可以按照艺人进行分类,这样可以汇总每位艺人的业务收支情况、经纪事务发展情况,给每一个艺人团队的发展提供数据支持;可以按照业务类型分类,这样可以汇总公司的版权收入、演出收入、制作支出、造型支出,给公司老板在日后平衡总体收支提供参考;还可以按照经纪业务来源分类,这样可以看出业务的来源是哪里,能够促进销售体系的完善。根据每个企业情况的不同,可以灵活的、多维度的进行汇总、分析,通过合同来反映企业的经营状况进而调整公司经营策略。

二、 合同归档管理的目的

合同归档管理是企业管理的一项重要内容,也是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段。搞好合同归档管理,对于公司经济活动的开展和经济利益的取得,都有积极地意义,为加强合同归档管理,避免失误,提高经济效益。

综合上述,我整理有关合同归档管理流程的相关内容。由此可见,每个公司有给每个公司的规定,希望各公司在借据我所说的流程以外,能够根据公司自身的特点,加以详细扩充。让公司在未来的日子里,能够在合同归档管理流程方面做更好的规范。

企业合同档案管理是合同履行情况的文字记录，具有凭证性作用，妥善保管合同档案是合同档案制度的重要组成部分，也是有效化解商业矛盾，维护企业自身合法权益的有效举措。科学的合同档案管理机制与体系，有利于调动档案管理部门高效管档、便捷合同档案的归档、借阅、利用，进而推动企业高效能运转。

痛点1：合同档案资料收集不全

档案工作人员在收集档案的过程中，注意力容易集中在上级材料、结果材料的收集，而忽略过程材料的收集。现阶段，企业对合同档案的管理范围、内容、要求及开发利用工作没有形成明确的规章制度，企业仅对合同文本进行管理，与之相关的合同前期谈判文件、合同审批文件、意向书、承诺书、担保书、资质证明书、鉴证书、公证书、合同变更、终止文件材料及合同的调解书、判决书、执行书、会议纪要等文件，尚未进行整理归档。

会博通合同档案管理系统，支持多人员依权限管档。各环节合同资料不论流转于OA、ERP，还是财务、企业微信等第三方系统，都可直接交由一线人员按照权限归档。合同前期谈判文件、合同审批文件、意向书、承诺书、担保书、资质证明书等可与主合同签订文件“绑定”为统一整体，进行集合归档。

痛点2：合同档案内容不规范

大多数企业，并没有设置专职人员对内部文件模板、格式、内容进行规范和负责。因此，包括合同档案在内的大部分文件，由于执行人员不同，容易出现书写不规范、内容五花八门、格式杂乱、合同编号重复出现等现象，直接导致合同档案后续的查阅、利用价值大打折扣。

会博通合同档案管理系统，支持线上合同起草功能。使用该功能，用户只需要在填写基础的属性信息，便可一键套用合同档案内容模板，直接生成合同文件。合同文件生成后，为确保合同内容准确无误，会经由相关负责人审批，审批过的合同，才能进入合同执行环节，最大限度确保了合同的规范性。

痛点3：履约进度无法掌控

合同签订时长，根据业务内容，长短不一。有的签订1个月、有的签订1年，有的签订2年。要了解企业经营情况，了解合同是否履约完毕，有多少合同正在执行中是必不可少的一环。但目前大多数企业对于合同进度的掌控，还比较依赖人工。

会博通合同档案管理系统，为方便企业合理规划资源、提高履约质量、增加客户粘性，为企业主提供了合同档案到期提醒功能。履约结束，系统将自动以短信或邮件等信息提醒相关负责人，以便做好后续服务和业务拓展。提醒频次与提醒方式，可根据实际情况自由选择。

痛点4：合同档案利用不便

合同档案随着企业发展不断积累，想要从堆积如山的合同档案中找到所需档案，不仅需要层层审批，还要进行分门别类查找。档案找到后，直接利用，又容易出现档案丢失、档案损坏、分享不安全不方便等局限。

会博通企业合同档案管理系统，为用户提供根据工作职能与授权的高速搜索引擎，只需在搜索框中，输入关键字点击搜索，便可以快速找到所需档案。合同档案文件匹配纸质档案关键信息，点击查看，便可轻松查找。同时也可利用封装档案信息的二维码，将合同档案分享给需要的同事。被分享的合同档案可同步限制水印、查阅时间，是否可打印等操作。

会博通合同档案管理软件，用智能化应用，让合同档案管理更全面、更规范、更实时，畅通合同档案利用通道，让合同文档真正沉稳企业稳定发展的“压舱石”。