合同如何管理存档

一、 合同归档管理流程是怎样的

1、合同应交由企业档案管理部门进行归档,档案管理一般为法务部门或行政部门。为保稳妥,建议企业每个合同至少应留存两份原件,并分别放置两个地方独立留存。

2、合同登记的项目应由企业的业务部门与归档部门一同汇总,共同完成登记工作。有些企业仅登记合同中的收、付款信息,这是远远不够的,登记应至少包括对方主体信息、主要项目内容、本企业合同负责人、对方合同负责人、主要权利义务履行期限、付款节点、收款节点、涉及资产购买的还应进行资产登记。

3、合同归档之前进行扫描,留存合同电子版,做到纸质文件与电子文件的统一。日后非必须使用原件时,查询电子版本即可。

4、建立客户档案信息。通过签署合同得知的客户信息进行汇总,方便日后查询。汇总的信息应包括客户主体信息、联系方式、业务成交过程中的重点注意事项等,为日后客户回访及老客户维护提供信息支持。

5、建立客户评价系统。每签署一份并执行完毕的合同,请客户对本企业进行评价,以收集自身企业在合作过程中的不足,并进行对应的完善改进工作。

6、定期对合同进行汇总、整理,从不同的角度对合同进行分类、分析。如在艺人经纪公司中,可以按照艺人进行分类,这样可以汇总每位艺人的业务收支情况、经纪事务发展情况,给每一个艺人团队的发展提供数据支持;可以按照业务类型分类,这样可以汇总公司的版权收入、演出收入、制作支出、造型支出,给公司老板在日后平衡总体收支提供参考;还可以按照经纪业务来源分类,这样可以看出业务的来源是哪里,能够促进销售体系的完善。根据每个企业情况的不同,可以灵活的、多维度的进行汇总、分析,通过合同来反映企业的经营状况进而调整公司经营策略。

二、 合同归档管理的目的

合同归档管理是企业管理的一项重要内容,也是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段。搞好合同归档管理,对于公司经济活动的开展和经济利益的取得,都有积极地意义,为加强合同归档管理,避免失误,提高经济效益。

综合上述,我整理有关合同归档管理流程的相关内容。由此可见,每个公司有给每个公司的规定,希望各公司在借据我所说的流程以外,能够根据公司自身的特点,加以详细扩充。让公司在未来的日子里,能够在合同归档管理流程方面做更好的规范。

法律分析：法律没有对采购合同存档的问题作出相关规定。一般来说，合同存档一般由公司档案管理部门汇合分类管理，个人签订的合同也应当妥善保管，因为发生纠纷时，合同原件具有相对较强的证明力，能够维护当事人的合法权益。合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。狭义合同指一切民事合同。还有最狭义合同仅指民事合同中的债权合同。

法律依据：《中华人民共和国民法典》第一百一十九条 依法成立的合同，对当事人具有法律约束力。

合同管理存档是合同管理的重要环节，有效的合同存档可以保证合同信息的安全性和完整性，方便企业在未来进行合同审计和法律争议时使用。以下是合同管理存档的一些常见方法：

纸质存档：将纸质合同存放在安全的地方，例如专门的合同存档室或保险柜中。每份合同应该有唯一的编号和标识，以便于管理和查找。

数字存档：将合同电子化存储，可以选择云存储或企业内部服务器存储。电子存储可以减少纸质存储的空间和成本，方便查找和管理。

统一管理平台：可以使用专业的合同管理软件或平台，将合同信息存储在统一的平台上，方便管理和查找。一些合同管理软件还提供了合同审批、电子签名等功能，进一步提高了合同管理的效率和安全性。合同样本网

伴随着数字化技术的升级，统一的管理平台受到越来越多企业的欢迎。蓝凌智慧合同管理平台，提供了多种方式来管理合同档案，主要包括以下几个方面：

合同存储：平台提供云存储和企业内部服务器存储两种方式，用户可以根据需要选择合适的存储方式。用户可以通过上传合同文件的方式，将合同信息存储到平台中，平台支持各种文件格式，例如Word、PDF、图片等。

合同归档：平台支持对合同进行分类归档，可以将合同按照合同类型、合同主体、合同有效期等多种方式进行分类。对于已经归档的合同，用户可以通过全文检索、分类、筛选等方式快速找到需要的合同。

合同审批记录：平台提供了完整的审批记录功能，用户可以查看合同的审批历史，包括审批流程、审批人员、审批时间等信息。

合同风险评估：平台支持自动化的风险识别和评估，用户可以通过风险评估功能，对合同进行风险分析，及时发现合同中存在的风险问题，避免合同风险带来的损失。

合同报表输出：平台支持对合同数据进行统计、分析和报表输出，用户可以根据需要自定义报表内容，方便对合同数据进行分析和管理𰤴