ERP软件形成的档案材料如何归档管理

ERP软件产生的档案包括供应商信息、客户信息、销售订单、采购订单、发票、付款单、库存记录等等。这些档案需要进行分类归档管理，以便日后查询、统计和维护。以下是ERP软件产生的档案归档管理的几个步骤：1.分门别类：根据不同的档案类型和用途，将ERP系统中所产生的档案进行分门别类，如采购单、销售单、库存记录、结算记录等。2.文件归类：根据文件的性质和主题，将其归为相应的文件类别，如报告、合同、发票、收据等。3.保密级别：根据的机密程度，将其分级管理，如商业机密、内部报告、公告通知等。4.文件编号：对每个文件进行编号，以便日后快速查找和检索。5.文件存储：根据不同的文件类型和保密程度，选择合适的存储方式，如电子存储、纸质存储等。6.权限管理：建立档案材料的使用权限，保证只有具有使用权限的人员才可查看和使用相关档案。7.档案备份：定期备份档案，以防意外故障或数据丢失等事故发生。总之，ERP软件所产生的档案需要进行规范的管理和归档，以确保其可靠、安全地保存和使用。

如何进行合同档案管理

企业合同档案建立的必要性

企业合同是指该企业合同承办部门为了实现某种经济目的，依照合同法及其有关法规和规定，代表该企业与平等民事主体之间签订的设立、变更、终止民事权利与义务关系的书面协议。企业合同档案是企业在经济活动中为合同的签订、履行、终止而形成的、作为原始记录保存起来，以备查考利用的文件材料。提高企业合同档案管理水平，保证合同档案的完整性及保密性，有利于保障企业合法权益，防范法律风险。

企业为维护自己的利益， 在生产经营，提供技术服务时会签订许多合同协议。众多的合同文本需要保存， 势必会产生合同档案， 因此，企业需建立完善科学的合同档案管理机制。

企业每一项经济活动都离不开合同的签订，合同是由签约双方或数方根据国家法律和行政法规，遵循平等互利、协商一致的原则，为实现一定的经济目的和明确相互间的权利义务而订立的一种契约，它只适用于合同当事人，对合同当事人之外的任何单位和个人都不具有约束力，也不受任何限制

企业合同档案管理中存在的问题合同样本网

合同收集归档不及时

目前，企业合同中技术服务合同是由负责商务活动的部门进行管理，而采购合同是由业务需求部门自行负责。基本上，合同审批流程是由合同承办人负责，在起草、审核、审批以及履行合同时，需要经过一系列复杂的环节。这样，合同文件管理就相对比较分散，且在走流程时所花的时间不确定，周期长短不一，易出现文件遗失或保管不全等现象，从而导致后期合同文件收集归档就比较困难。企业合同归档是是由合同管理部门按年度向档案部门进行移交的，但往往移交归档不及时，甚至发生两年后才归档的情况出现。

合同档案的管理不规范

现国家对合同档案的管理没有制定专门的管理规范和办法，也就是说，对企业的合同档案的管理缺乏相应宏观性的依据文件和具有指导性的工作指南。企业对合同档案的管理范围、内容、要求及开发利用工作等没有形成明确的规章制度，企业现仅对合同文本进行了管理，而且归档的合同文本也是各式各样，有正本，有副本，还有的加盖了印花税，究竟应该归档哪个文本，没有明确的说法。至于与之相关的合同前期谈判文件、合同审批文件、要约书、意向书、承诺书、担保书、抵(质)押书、资质证明书、法人授权委托书、合同书、鉴证书、公证书、合同变更、转让、终止文件材料及合同的调解书、判决书、执行书、会议纪要、信函、备忘录等这类文件，尚未进行收集整理归档，也就是合同档案的完整性还远远不够。

合同档案质量有待加强

现阶段，企业对文件的管理没有专门的机构进行把控，虽然企业有设置质量管理机构，但其职责并不对企业的文件模板、格式、内容进行负责。部门里设置的质量工程师岗位，是兼职身份，而且其职责范围和工作要求企业没有文件对岗位进行明确描述。所以，部门里形成的文件，有的是五花八，书写不规范、格式不齐全，合同编号出现重复等现象，也使得合同文本生成质量大打折扣。

法律分析：法律没有对采购合同存档的问题作出相关规定。一般来说，合同存档一般由公司档案管理部门汇合分类管理，个人签订的合同也应当妥善保管，因为发生纠纷时，合同原件具有相对较强的证明力，能够维护当事人的合法权益。合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。狭义合同指一切民事合同。还有最狭义合同仅指民事合同中的债权合同。

法律依据：《中华人民共和国民法典》第一百一十九条 依法成立的合同，对当事人具有法律约束力。