如何进行合同流转管理？

目前由于合同管理本身涉及程序多、企业类型庞大等原因，在实际执行中会面临以下问题：信息不顺畅、整理效率低、流程执行慢、管理工作大、法律风险高、事后查询难。

OA系统针对企业合同管理的困境直击要害，构建了以合同管理为主线的“全生命周期的合同管理体系”，合同信息完整记录，让审批有据可循。

合同管理功能展示：

1、合同管理——流程管理便捷规范

(1)合同起草：将合同流程电子化，建单后直接生成合同台账，借阅审批时间。

(2)合同台账：台账内清晰显示合同类型、金额、时间等信息，合同状态一目了然。

(3)收款合同：点击收款合同台账，可以在合同卡片上直接查看合同基本信息、收款信息、开票信息。

(4)付款合同：点击付款合同台账，合同基本信息、付款信息、开篇信息清晰记录在内。

2、合同履约——信息实时更新

(1)开票申请：审批通过，自动生成“开票记录”，合同卡片中的“开票信息”(“已开票金额”、“未开票金额”和“已开票比例”)同步更新。

提申请-出纳开票-审批结束-开票记录

(2)收款登记：收款无需审批，由财务直接登记，系统自动生成“收款记录”(“应收金额”、“已收金额”、“未收金额”和“已收比例”)

(3)付款申请：审批通过后，系统自动生成合同付款记录(应付金额”、“已付金额”、“未付金额”和“已付比例”)

(4)合同变更：合同变更只允许变更付款条件以及合同金额，需审批。

审批同意后：

1. 形成变更记录;

2. 更新合同卡片中的付款条件、付款金额以及对应的收款信息、付款信息和开票信息。

(5)合同终止：合同管理员操作，需审批，审批同意后，将合同的装填进行了变更。置为“异常终止”状态下的合同，无法开票、无法收款、无法付款、无法变更和借阅。

(6)合同借阅：此借阅为纯粹的记录，不做任何自动共享功能，借阅类型分为原件、复印件和电子版。

通过OA办公系统业务建模引擎实现“合同全生命周期管理”：高效管理，避免繁琐手工操作，让审批便捷、规范;减少坏账，避免因为信息不畅通导致的坏账和亏损;技术支持，灵活定义报表，协助管理人员轻松应对。

采购管理制度包括采购组织结构、采购政策和准则、采购流程和流程控制、供应商管理、合同管理、采购数据和报告;采购流程包括需求确认、供应商选择、报价和议价、合同签订、采购执行、验收和付款、采购记录和归档。合同样本网

采购管理制度是指一系列规章制度、政策和程序，旨在确保采购活动的合规性、效率和可靠性。制定采购管理制度的目的是为了提高采购的透明度、竞争性和货源质量，降低采购风险、成本和时间。一个完善的采购管理制度通常包括明确采购部门的职责与权限，建立采购团队，并设立采购委员会或审批流程。

然后建立采购政策，包括供应商选择、合同管理、采购法规遵从等方面的准则和原则。规定采购流程的各个环节，包括需求确认、供应商选择、合同签订、采购执行、验收等，确保采购流程透明、公正和高效。建立供应商评估和审批制度，规范合同管理流程，建立采购数据的收集和记录机制，提供采购数据的统计分析和报告，帮助管理层做出决策。

完整的采购流程

采购流程是在采购活动中按照一定的步骤和程序进行的操作和决策流程。不同组织可能会有略微不同的采购流程，通常包括需求确认，即根据业务部门的需求，确定所需采购的物品或服务，并编制采购需求申请。根据采购需求，通过招标、询价、竞争性谈判等方式，选择合适的供应商，并进行评估和筛选。

然后与供应商进行报价或议价，以获取最优惠的价格和条件。与选定的供应商进行合同谈判和签订，明确双方的权责和交付条件。根据合同约定，进行采购订单的下达与跟踪，监督供应商的交付进度和质量。对供应商交付的货物或服务进行验收，确认符合合同要求后，进行付款。记录和归档采购活动的相关文件和数据，以备将来审计、分析和查证。

以上内容参考：

百度百科—采购管理制度

、

百度百科—采购流程

采购流程

的八个步骤如下：

1、发现问题。此阶段由使用部门提出需求。这是工业品销售的基层环节。

2、项目可行性研究。这个阶段使用者已经将发现的问题向上层汇报，客户内部在酝酿要不要采购计划、考虑预算等问题。

3、

项目立项

。这一阶段一般会组建有使用部门、技术部门、财务部门、决策部门等人员共同组成的项目采购小组。

4、确定采购的技术标准。在这一阶段，是客户关于采购标准制定阶段。通常由客户使用部门和技术部门分析需求，再把需求转化成采购标准。

5、招标。采购标准制定好以后，客户将以

标书

的形式发布出来，准备投标的厂家那到表述就可以制定方案了。

6、项目评标。客户一般会与两家以上的销售厂家进行洽谈，以便进行评估和比较，得到更好的商业条件。这个阶段会确立首选供应商。

7、合同审核。这一阶段客户会通过商务谈判，努力争取一些

附加价值

。产品的技术标准和规格、数量以及付款方式等都是合同审核的内容。

8、签订协议。本阶段是签订合同，交付产品，实施安装。合同的签订并不意味着交易的结束。真正的销售这个时候才真正开始。销售人员要按合同认真履行承诺，准时交货，按进度完成。