企业档案该如何整理？

每年的归档文件整理，各单位都很重视，但整理与编目不规范的还不少，原因是档案人员对归档文件分类、鉴定等技能掌握得不够好。为此，笔者对如何规范归档文件(即文书档案)的整理与编目提出了简明扼要的方法，供大家参考。

第一步 清理文件，即把上一年收发文及帐外文件材料区分为：不归档、永久和定期。划分保管期限要结合《国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》(即国家档案局8号令)制定好本单位的档案保管期限表，对照条款，逐份文件进行鉴定。

概要地说，即便于实际工作中掌握的保管期限划分方法如下：

永久(Y)：

1.收文中针对性文件：A、看是否主送本单位即批复类文件;B、看内容是否反映本单位人与事，如任免、表彰、处分类文件。

2.收文中方针政策性文件，如决定、规定、办法、意见等。

3.发文中属本单位主要职能活动的重要的文件材料;本单位开展重大活动形成的文件材料。合同样本网

4.注重“账外”文件材料的收集与归档(即本单位计划与总结、各类人员名册、工资册、劳动工资年报，重要创建活动文件材料等)。

定期30年(D30)：

1.收文：上级主管机关下发的需要长期执行的方针政策性文件(如注明试行的、暂行的办法、条例、规定等;非主要职能工作但要贯彻的政策法规;

2.发文：本单位形成的比较重要的业务文件材料(大致包括：内部管理制度，奖励制度，业务操作规程等)。

定期10年(D10)：

1.收文：上级主管机关及本地区各部、局、办普发的短期内需要查考的文件;

2.本单位形成的事务性的、办理一般性工作形成的文件。

简单扼要地讲，区(县)级机关、文件数量比较大，特别是要进馆的单位，区分保期限期尽量按照国家档案局8号令的规定来;文件数量不多或比较基层的单位，可以往“自己”靠，即本单位形成的、针对本单位工作的文件材料，其保管期限可从长。

第二步 按件装订：界定何为一“件”，具体见《归档文件整理规则》。“件”有两种，①为自然件，这很好界定;②适当的“组件”。文件材料已有电子文档的，可采用缝纫机轧边(固定);后期要扫描加工的，推荐用不锈钢推订来装订，以便于还原和高速扫描。装订后的文件材料，每件敲上“档号章”。

第三步 排列文件：区分“党群”、“行政”、“业务”三大类之后在每类的二级类目下按事由排列文件。党群工作类下设二级类目，一般设：①党务、②工会，③共青团、④妇女工作、⑤学(协)会，在①下按时间排列文件，②③④⑤同上，文件数量少的单位可在党群类下直接按二级类目排列。

行政管理类下设二级类目，一般有：①组织人事;②政(事)务;③财产管理，①下按时间先后排列，②③同理。(政务：文字秘书工作;事务：后勤保障一类;财产管理即审计、会计、经费、车辆、设备、房产管理等工作中形成的文件材料)。

业务管理类：本单位业务管理工作中形成的文件材料，要根据各单位主管业务的不同情况，区分属类、排列文件。

第四步 编号：永久、定期30年、定期10年分别编三个流水号，一年一编(即填写档号章上的归档信息)。

第五步 编目：按保管期限分别填写《归档文件目录》。

第六步 填写备考表，装盒、填写脊背(可统一用数字、代码章印上，以保持整洁与美观。

一、合同、协议档案是一个单位全部档案的重要组成部分，它是企事业单位对外进行经营活动、对内进行人事管理的有效凭证，在维护企事业单位合法权益方面发挥着不可替代的重要作用

(一)合同协议档案反映了企事业单位对外经营活动的情况，是处理经济纠纷、切实维护自身合法权益的有效凭证。合同、协议档案在我校的经营管理工作中发挥了重要作用，例如：2001年学校对外承包食堂，在承包期未满时，承包方就以利润微薄等理由要求退出，我校根据承包协议合法的没收了承包方交纳的押金，保证了校方的利益。又如：2003年我校建设教学楼，8月份与某工程队签订了《建筑施工合同》，合同中双方商定了钢材的价格，到了年底全国钢材价格猛涨，工程队向我校提出要给予钢材价格补贴的要求，并以停工相威胁;我校根据合同据理力争，最终工程队只好按照合同的规定继续施工并如期完成了教学楼建设。

(二)合同、协议档案也是处理人事问题的依据。反映企事业单位与员工聘用情况的合同、协议档案是人事档案的重要组成部分，是单位与被聘用者之间对考核标准、聘用时间、聘用待遇的事先约定,具有法律效力。前些年企事业单位内部往往是正式员工、招聘人员、内退人员、停薪留职人员、待岗人员、临时工等多种身份的人员并存，现在我国加大了企事业单位人事制度改革，各单位在处理停薪留职、待岗、内退人员的问题时，就必须以合同、协议档案作为参考依据;在实施全员聘任工作时，就更要注重做好合同、协议的归档工作。

二、影响合同、协议归档的主要因素

(一)从业人员法律意识淡保1999年我国制定并颁布了全国统一的《合同法》，合同、协议成为了具有法律效力的有效凭证。可是有些职工不学法、不懂法、更不会用法，不懂得在市场经济下合同所具有的法律效力，不了解市场与合同的必然联系和相互依存的关系，只顾到市场承揽业务，却不去签订合同或草签合同或签了合同也不及时归档，结果遇到纠纷就没有协商与调解的依据，或者依据不足，只好“哑巴吃黄连，有苦说不出”。

(二)从业人员对归档合同和合同管理相互依存的关系缺乏认识。合同管理是合同洽谈、草拟、签订、履行、变更、中止、终止以或解除全过程的管理。合同产生在合同管理的前期阶段，在开始履行合同后，从业人员往往以为合同、协议的作用就到此为止了，忽视了合同、协议的归档工作;可是合同管理的问题大多数产生在中期和后期履行阶段，如果在履行阶段出现质量问题、经济纠纷，企业就无法利用归档合同来维护自身的合法权益。

(三)企事业单位合同归档管理制度不够完善，部分合同、协议仍处于分散状态。随着市场经济的发展和人事制度改革的推进，各企事业单位产生的合同、协议越来越多，在人们的法律意识、档案意识还不够稳固的现状下，缺乏对合同归档程序的明确规定，个别职能部门为了工作方便，签订的合同往往不顾及单位存档需要，将合同自行保管，造成分散管理。

(四)合同归档管理的信息化程度不高。很多单位签订的是纸质合同，合同归档后仍然以传统的纸质档案形式存在，没有按照现代化管理理念、应用先进的合同归档管理软件把合同以电子文件的形式归档管理。

ERP软件产生的档案包括供应商信息、客户信息、销售订单、采购订单、发票、付款单、库存记录等等。这些档案需要进行分类归档管理，以便日后查询、统计和维护。以下是ERP软件产生的档案归档管理的几个步骤：1.分门别类：根据不同的档案类型和用途，将ERP系统中所产生的档案进行分门别类，如采购单、销售单、库存记录、结算记录等。2.文件归类：根据文件的性质和主题，将其归为相应的文件类别，如报告、合同、发票、收据等。3.保密级别：根据的机密程度，将其分级管理，如商业机密、内部报告、公告通知等。4.文件编号：对每个文件进行编号，以便日后快速查找和检索。5.文件存储：根据不同的文件类型和保密程度，选择合适的存储方式，如电子存储、纸质存储等。6.权限管理：建立档案材料的使用权限，保证只有具有使用权限的人员才可查看和使用相关档案。7.档案备份：定期备份档案，以防意外故障或数据丢失等事故发生。总之，ERP软件所产生的档案需要进行规范的管理和归档，以确保其可靠、安全地保存和使用。